Pengertian DFD,ERD,DD,STD

1. DATA FLOW DIAGRAM

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.
Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;
 Context Diagram (CD)
 DFD Fisik
 DFD Logis

DFD Level
DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Level n. Huruf n dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.
 Diagram Context
 Diagram Level n
 DFD Logis
 DFD Fisik

Context Diagram (CD)
Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;
 Terminologi sistem :
 Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.
 Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.
 Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.
Sebagai contoh, dalam gambar 1.
 Menggunakan satu simbol proses,
Catatan:
Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).
 Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,
 Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung
 Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ).
 Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.
 Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled
Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang. Sebagai contoh, gambar 1.1, gambar 1.2, gambar 1.3, gambar 1.4 dan gambar 1.5.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:
 Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:
• Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.
• Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.
• Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.
• Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.
• Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.
• Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.
• Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.
 Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).
 Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.
 Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.
 Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.
 Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.
 Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ), begitu dengan bentuk penyimpanan.
 Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

DFD Fisik
Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).
Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.
Misal :
Aliran Data : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran
Proses : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

DFD Logis
Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.
Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.
Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;
• Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem
Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.
• Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.
Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”
Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

Usulan dari analis ( berupa DFD dalam bab 4 ), beberapa hal yang umum yang mendapat perhatian dalam mendesain baru tersebut ialah:
 Menggabungkan beberapa tugas menjadi Satu
 Master Detail Update
 Meminimalkan tugas-tugas yang tidak penting
 Menghilangkan tugas-tugas yang duplikat
 Menambahkan proses baru
 Meminimalkan proses input
 Menetapkan bagian mana yang harus dikerjakan komputer dan bagian mana yang harus dikerjakan manual

2. Data Dictionary (DD)

Kamus data atau systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD analis system dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD (Data Flow Diagram). Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD. Gambar berikut menunjukkan hubungan antara DFD dengan DD.

DD tidak menggunakan notasi grafik sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.
2. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara.
3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.
4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran.
5. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram.

Isi DD.

Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat hal-hal berikut :
a. Nama arus data.
Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.
b. Alias.
Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
c. Bentuk data.
Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
• DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem.
• DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem.
• DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang akan oleh sistem.
• DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari program.
• DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.
d. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.
e. Penjelasan.
Untuk tidak memperjleas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
f. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
g. Volume.
Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
h. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari item-item apa saja.
Simbol DD

Kebanyakan sistem, kadang-kadang elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekomplekkan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan relevan dan elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol, seperti berikut :

Sebagai contoh atribut NAMA, yang apabila dirincikan akan memiliki sejumlah atribut pendukung, yaitu : gelar, nama_awal (first_name), nama_tengah (middle_name), nama akhir (last_name).

Nama = Gelar + Nama_awal + Nama_tengah + Nama_akhir .
a. Gelar = | Tuan | Nyonya | Nona | Doktor | Profesor
Nama_awal = karakter_valid
Nama_awal = karakter_valid
Nama_tengah = karakter_valid
Nama_akhir = karakter_valid
Karakter_valid = [ A-Z | a-z | 0-9 | ' | - | | ]

Untuk melengkapi definis elemen data ada sejumlah hal yang perlu
diperhatikan, yaitu :
a. Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi yang biasanya dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **.
b. Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan lagi.
c. Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi.

Sebagai contoh, dalam pembangunan medical system yang menyimpan data pasien,
dapat didefinisikan data berat dan tinggi dengan cara sebagai berikut ;
a. Berat = * berat pasien ketika mendaftar di rumah sakit
* satuan : kilogram ; rentang : 1-200 *
b. Tinggi = * tinggi pasien ketika mendaftar di rumah sakit
* satuan : sentimeter ; rentang : 1-200 *
c. Tinggi_sekarang = * satuan : sentimeter ; rentang : 1-200 *
d. Berat_sekarang = * satuan : kilogram ; rentang : 1-200 *
e. Tanggal_lahir = * satuan : hari sejak 1 Jan 1900 ; rentang 36500 *
f. Jenis_kelamin = * nilai : [ P | W ] *

Elemen data opsional didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat digunakan atau tidak perlu digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternatif. Masalah alternatif pilihan merupakan hal penting, karena pemakai harus diyakinkan bahwa semua kemungkinan yang ada sudah tercakup. Pemakai akan kewalahan jika harus membaca seluruh DD, item demi item untuk mengecek kebenaran DD tersebut. Ada sejumlah cara untuk mengecek kelengkapan, konsistensi, dan kontradiksi melalui testing dengan sejumlah pertanyaan seperti berikut :
a. Apakah semua aliran dalam DFD sudah didefinisikan dalam DD ?.
b. Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan ?.
c. Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali ?.
d. Apakah semua notasi yang digunakan pada DD sudah dikoreksi ?.
e. Adalah elemen data dalam DD tidak menjelaskan sesuatu dalam DFD
(Data Flow Diagram) atau ER (Entity Relationship).
Membangun DD adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling banyak menghabiskan waktu. Tetapi DD merupakah salah satu aspek terpenting, tanpa DD yang mendefinisikan semua terminologi maka presisi sistem akanmenjadi harapan kosong belaka.


3. ERD

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan / Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1). Satu ke satu (One to one)
Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2). Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3). Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.

4. STD (State Transition Diagram)

STD menggambarkan bagaimana kerja sistem melalui kondisi (state) dan kejadian yang menyebabkan kondisi berubah. STD juga menggambarkan aksi yang dilakukan karena kejadian tertentu.


Diagram Konteks